書類やメールにおける「記載」「記入」「記述」の適切な使用法、違いを伝えるポイント

先日、OJT中の新人さんから書類を渡されました。

「こちらの書類に記述いただけませんか？」と言われました。

違和感があったもののスルーしましたが、コミュニケーションをする上で正しい表現を使ってほしい。

今回は、「記載」「記入」「記述」の使い分けとその違いや事例も含めて紹介していきます。

「記載」「記入」「記述」はそれぞれ文書作成において頻繁に用いられる用語ですが、その意味と適切な使用法を理解することは、適切なコミュニケーションに不可欠です。

これらの用語は、共通して「記（しるす）」という漢字を含んでおり、何かを書き記す行為を指す点で似ています。しかし、それぞれには明確な違いがあります。

1. 「記載」は文書やデータベースに具体的な事実や情報を詳細に書き留める行為を指します。例えば、報告書や公式文書に情報を「記載する」と言います。
2. 「記入」は、あらかじめ定められた形式やフォームに必要な情報を入れることを指します。アンケートの回答を「記入する」や、申請書の空欄を埋める際に使います。
3. 「記述」は、説明や詳細な情報を自由形式で書き連ねること、特に詳細な報告や物語性のあるテキストを作成する際に用いられます。試験での長文回答を「記述する」といった用途で使われます。

これらの違いを踏まえ、それぞれの場面で適切な言葉を選ぶことが、正確な意味伝達に繋がります。

メールではどんな表現を使えば良いかについても調べてみました。

スポンサーリンク

「記載」の定義と活用法

「記載」という言葉は、主に書類や文書に情報を記録する行為を指します。この行為には、文章だけでなく数字を用いることも含まれます。つまり、「記載」は何かを文書に「載せる」行為を意味し、対象は書類や書物などが主になります。

使用例：

1. 提出書類に記載された事項を確認し、署名と捺印を完了させてください。

このように、「記載」は具体的な情報を文書に定着させるために用いられる用語であり、ビジネス文書や公式文書で頻繁に使用されます。

子供（新人）に伝える「記載」について

• 「記載」は、文書やデータベースに大事な情報や事実をしっかりと書き留めることを意味するんだ。たとえば、誰かが何かをしたことや、何かがあったことを報告書に書く時に使う言葉だよ。

「記入」の定義とその使用方法

「記入」という用語は、特定のフォームやドキュメントの指定された領域に文字や数字を書き加える行為を指します。一般的に、答案用紙や各種申請書の空白部分を埋める際に使われます。また、記入する内容には文字、数字、記号などが含まれ、それぞれのフィールドに適切に入力することが求められます。

使用例：

1. 婚姻届の提出時、一部の必要事項の記入を忘れたため、届けが受理されなかった事例があります。
2. 答案用紙を提出する前に、自分の名前が適切に記入されているかどうかを再確認することが重要です。

このように「記入」は、特定の情報を正確にフォーマットに沿って入力することを意味し、日常的な書類作成やテストの回答、公的書類の提出など、様々な場面で使用されます。

子供（新人）に伝える「記入」について

• 「記入」は、もうすでに決まったフォームや形式があって、そこに必要な情報を書き加えることを指すんだ。例えば、学校の先生がテストの答えを答え用紙に書く時や、お医者さんが患者さんの情報をカルテに書く時に使う言葉だね。一緒に出かけた際に、決まった紙に書くときにこちらに記入してください。って言われることがあるから、今度そんな場面があったときに伝えるよ。